Betriebskosten-Vorauszahlung
Die Betriebskosten sind ein wesentlicher Bestandteil des Mietvertrages. Das Gesetz sieht zwar prinzipiell vor, dass für alle Aufwendungen in Bezug auf die Mietsache, der Vermieter zuständig ist, allerdings kann dieser einen Teil der „Nebenkosten“ auf den Mieter umlegen. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass dies wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde. Allerdings sind die Betriebskosten in den letzten Jahren stark angestiegen, oftmals stärker als die jeweilige Nettokaltmiete, sodass Vorauszahlungen mitunter zu niedrig angesetzt sind. Auch nach der alten Regelung in § 4 MHG konnten Sie als Vermieter mit Ihrem Mieter Vorauszahlungen für Betriebskosten im Sinne des § 27 der II. Berechnungsverordnung in angemessener Höhe vereinbaren.
Diese Vorschrift nimmt § 556 BGB auf und gibt die Möglichkeit, zur gesonderten Abgeltung der Betriebskosten eine Pauschale oder Vorauszahlung zu vereinbaren. Eine Vorauszahlung liegt vor, wenn Ihr Mieter die konkret angefallenen Kosten auf der Grundalge einer späteren Abrechnung tragen soll und auf die Abrechnung einen bestimmten Betrag im Voraus – regelmäßig monatlich – an Sie als Vermieter zahlt.
Um eine Pauschale handelt es sich dagegen, wenn im Mietvertrag für die Betriebskosten ein bestimmter Betrag ausgewiesen ist, den Ihr Mieter unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch bzw. den tatsächlich angefallenen Kosten zu zahlen hat. Die Pauschale ist explizit keine Vorauszahlung, es muss also vermieterseitig nicht darüber abgerechnet werden. Allerdings kann bei exorbitant steigenden Nebenkosten eine Mehrbelastung daraus entstehen, wobei Sie bei Anpassungen die üblichen Fristen einhalten müssen. Ergeben sich hingegen Vergünstigungen, muss die Pauschale ab dem Zeitpunkt der Vergünstigung auch herabgesetzt werden.
Die Betriebskostenvorauszahlung und -abrechnung hat für beide Vertragsparteien viele Vorteile. Als Vermieter haben Sie die Verpflichtung, über die Vorauszahlung jährlich abzurechnen, diese Abrechnung müssen Sie Ihrem Mieter bis spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen. Das ist mit Aufwand und, bei einer Beauftragung von Abrechnungsfirmen, mit zusätzlichen Kosten verbunden. Da diese Firmen allerdings nur als „Erfüllungsgehilfen“ agieren, haften Sie als Vermieter weiterhin für die form- wie fristgerechte Übersendung der Nebenkostenabrechnung. Versäumen Sie diese Frist, sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht verschuldet. Bei der Abrechnung der Betriebskosten haben Sie den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
Die Höhe der Betriebskostenvorauszahlung
Grundsätzlich ist es so, dass die Höhe der Vorauszahlung so gewählt werden muss, dass sie als „angemessen“ gilt. Davon kann man ausgehen, wenn sie sich an den tatsächlich zu erwartenden Betriebskosten orientiert. Sie dürfen explizit an dieser Stelle nicht größer zulangen, um sich dadurch eine Art „Kredit“ zu verschaffen.
Gerade bei höheren Nachforderungen ist es im Anschluss notwendig, die Höhe der Vorauszahlung anzupassen. Der Mieter hat das Recht, den Betrag entsprechend herabzusetzen. Allerdings müssen Vermieter hierbei einige Sonderbedingungen einhalten, denn einen zu niedrig angesetzten Vorauszahlungsbetrag kann man nur dann erhöhen, wenn bereits über die Betriebskosten abgerechnet wurde. Und zwar form- sowie fristgerecht und nachvollziehbar für den Mieter.
Ein Tipp: Nehmen Sie eine jährliche Anpassung vor, um die Risiken einer größeren Nachforderung zu vermeiden.
Erhöhung der Betriebskosten-Vorauszahlung
Mit nur einem Satz erhöhen Sie die Vorauszahlungen Ihres Mieters.
Stellt sich nach Ihrer Abrechnung heraus, dass Ihre Vorauszahlungen zu niedrig sind, können Sie diese erhöhen. Das erlaubt Ihnen § 560 BGB.
Machen Sie aber nicht mehr Worte als nötig. Dieser Satz unter Ihrer Betriebskosten-Abrechnung genügt bereits:
Aufgrund Ihrer hohen Nachzahlung müssen wir leider die Vorauszahlungen beginnend mit dem ………. von bisher ………. Euro auf ………. Euro erhöhen (§ 560 BGB).
