Die Heizkostenabrechnung ist laut Mieterverbänden eine der häufigsten Ursachen für rechtliche Auseinandersetzungen zwischen Mieter und Vermieter. Zum einen, weil die darin gemachten Angaben unvollständig oder schlicht falsch sind – zum anderen, weil straffe Verjährungsfristen gelten. Bei der Heizkostenabrechnung können schnell Fehler passieren, die vermieden werden können. Die häufigsten sind hier aufgeführt.
1. Formelle Anforderungen werden nicht erfüllt
Die Namen von Vermieter/Verwalter und Mieter müssen angegeben sein. Der Name der Abrechnungsfirma soll genannt sein, in jedem Fall der Abrechnungszeitraum. Die Frist zur Abrechnung beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraumes, sie beträgt zwölf Monate. Danach können Sie als Vermieter keine Forderungen mehr geltend machen beziehungsweise durchsetzen. Ausnahmen gibt es nur dann, wenn die Verzögerung nicht von Ihnen vertreten werden kann. Bei Bedarf können Sie die Heizkosten separat von den übrigen Nebenkosten abrechnen. Entsprechendes müsste nur im Mietvertrag vereinbart werden.
2. Angabe falscher Grunddaten
Kontrollieren Sie das Grunddatenblatt! Bestandteile sind: die einzelnen Nutzeinheiten mit Grüße und Name des Nutzers in einer bestimmten Reihenfolge sowie ein technisches Grunddatenblatt, auf welchem die Verbrauchserfassungsgeräte den Nutzern zugeordnet und die weiteren Daten festgehalten sind. Eine computergesteuerte Abrechnung genügt im Regelfall (vgl. LG Detmold, Az. 2 T 438/85). Anderenfalls muss sie „zweckmäßig und übersichtlich“ gestaltet sein, sodass ein Mieter sie gedanklich als auch rechnerisch überprüfen kann (vgl. BGH, Az. VIII ZR 298/80, NJW 82, 573). Fehlt hier etwas oder ist die Abrechnung trotz allem nicht nachzuvollziehen, bleibt die Forderung ihrerseits nicht fällig. Sie können lediglich innerhalb der Abrechnungsfrist noch Korrekturen vornehmen. Geht es hier lediglich um einen Zahlendreher oder einen Rechnungsfehler, sei eine Korrektur in eingeschränkter Form auch danach noch möglich (vgl. BGH, WuM 2009, 42).
3. Fehlende oder fehlerhafte Einteilung in Nutzergruppen
Wenn in einem Gebäude unterschiedliche Messsysteme für Wärme vorhanden sind, schreibt die Heizkostenverordnung zwingend eine Trennung in Nutzergruppen vor.
4. Falsche oder fehlende Ablesewerte
Die vorhandenen Messausstattungen werden jährlich einmal abgelesen. Bei Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben. Die Jahresablesung ist rechtzeitig, also 10 – 14 Tage vorher anzukündigen.
5. Umlage falscher Kostenarten
In der Verordnung sind die Kostenarten einzeln genannt, die im Rahmen der Abrechnung auf den Nutzer verteilt werden dürfen.
6. Fehlerhafte Kostenabgrenzung
In der Abrechnung dürfen nur die Kosten erscheinen, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind.
7. Normen werden nicht eingehalten
Der Abrechnungszeitraum darf zwölf Monat nicht überschreiten, der verbrauchsabhängige Anteil der Kosten darf 70 Prozent nicht überschreiten.
8. Keine Übereinstimmung von Ablese- und Abrechnugszeitraum
Zum Ende des Abrechnungszeitraumes hat grundsätzlich eine Ablesung zu erfolgen. Endet der Abrechnungszeitraum zum 31.12. ist dies häufig zeitlich schwierig. Erkundigen Sie sich, inwieweit eine frühere oder etwas spätere Ablesung bei den Geräten in Ihren Häusern zu Abweichungen führen kann.
9. Mietvertragliche Vereinbarung wird nicht berücksichtigt
Wenn die Verbrauchsanteile höher als 70 Prozent veranschlagt werden sollen, muss eine Klausel im Mietvertrag dies ausdrücklich festlegen.
10. Wichtige Zeiträume werden nicht beachtet
Bei Neubauten muss die Bauaustrocknung berücksichtigt werden. Meistens erfolgt hier ein pauschaler Abzug von den Gesamtkosten. Leerstandszeiten von Wohnungen dürfen nicht zu Lasten der übrigen Nutzer gehen.
11. Verjährungsfristen aus Sicht des Vermieters
Wurde die Heizkostenabrechnung korrekt und innerhalb der Frist erstellt und zugestellt, so verjährt die Forderung nach drei Jahren. Sie beginnt mit Ende des Jahres, in welchem sie fällig wurde. Für die Heizkostenabrechnung 2013 bedeutet das, dass die Verjährung mit dem 01. Januar 2018. Hemmen können Sie diese Frist dadurch, indem Sie die Nachforderung einklagen. Alternativ kann auch ein Schuldanerkenntnis verlangt werden, wo besondere Zahlweisen mit dem Mieter vereinbart werden. Werden Teilzahlungen geleistet, gilt dies als eine Art Anerkennung und hemmt die Verjährung.
