Eigentümerversammlung

Alle Fristen und Pflichten im Überblick

In der Eigentümerversammlung, auch Wohnungseigentümerversammlung genannt, entscheiden Wohnungseigentümer über die Verwaltung ihres gemeinsamen Wohneigentums.

• Einberufungspflicht
• Ladungsfrist
• Stimmrecht
• Beschlussfähigkeit
• Versammlungsprotokoll
• Anfechtungsfrist

Die Eigentümerversammlung wird durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Der Verwalter des gemeinsamen Wohneigentums muss mindestens einmal jährlich zur Eigentümerversammlung aufrufen. In der Versammlung werden alle wichtigen Entscheidungen in Bezug auf das Eigentum, etwa hinsichtlich Instandhaltung und Instandsetzung, Hausordnung, Gebrauchsregelung oder Entscheidungen über bauliche Veränderungen, getroffen. Außerdem wird der jährliche Wirtschaftsplan für das gemeinsame Wohneigentum erstellt, aus welchem alle voraussichtlich anfallenden Kosten für das folgende Jahr hervorgehen. Aus dem Wirtschaftsplan ergibt sich die monatliche Summe, die jeder Eigentümer abtreten muss, damit die Bewirtschaftung des Eigentums gewährleistet werden kann. Darüber hinaus werden im Zuge einer Jahresabrechnung alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben für das zurückliegende Jahr einander gegenübergestellt.

Einberufungspflicht

Laut Gemeinschaftsordnung müssen Sie als Verwalter eine Versammlung einberufen, wenn dies mehr als 1/4 der Eigentümer verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG). Dies ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Minderheitenrecht. Es soll der Minderheit unabhängig von den in der Versammlung möglicherweise zu erwartenden Mehrheitsverhältnissen die Chance einräumen, ihren Standpunkt im Rahmen einer Wohnungseigentümerversammlung darlegen zu können. Auch dann, wenn sie sich nicht auf einen Verwalter oder einen Verwaltungsbeirat einigen konnten, kann auf besonderem Wege ein Eigentümer das Recht zur Einberufung erhalten. Das Oberlandesgericht Frankfurt am Main urteilte mit Beschluss vom 27. September 2004, dass ein Eigentümer auch dann nicht zur Einberufung berechtigt ist, wenn die Gemeinschaftsordnung nichts Gegensätzliches vorsieht (vgl. Az. 20 W 513/01). Grundsätzlich kann also in solchen Fällen nur mittels einer gerichtlichen Entscheidung ein Eigentümer das Einberufungsrecht erhalten.

Wichtig: Die Eigentümergemeinschaft kann in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung die Voraussetzungen für das Einberufungsverlangen erleichtern. Achten Sie deshalb darauf, ob dort festgelegt ist, dass bereits 1/5 oder 1/6 der Eigentümer die Einberufung verlangen kann.

Nach einer Entscheidung des Oberlandesgerichts München führt auch eine Missachtung der zweiwöchigen Ladungsfrist nicht automatisch zur Unwirksamkeit der jeweils getroffenen Beschlüsse (vgl. Az. 34 Wx 050/05). Damit dieser Fall eintreten kann, muss der sogenannte „Einberufungsmangel“ ursächlich für die entsprechende Beschlussfassung sein. Im Resultat heißt das jedoch, dass bei außerordentlichen Eigentümerversammlungen etwas andere Fristen gelten. Nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG kann eine „besondere Dringlichkeit“ auch kürzere Ladungsfristen ermöglichen.

Tipps für Eigentümergemeinschaften mit Verwalter

• Besonders bei Konstrukten, wo ein Großteil der Eigentümer nicht in derselben Stadt wohnt, können Sonderregelungen vereinbart werden. Das Gesetz soll nämlich explizit die Rechte von Minderheitseigentümern sichern. Im jeweiligen Verwaltervertrag, durch eine anderslautende Teilungserklärung (siehe oben) oder eine andere Vereinbarung, können Sie kürzere oder längere Fristen wirksam vereinbaren.
• Normalerweise wird die Beschluss-Sammlung vom Verwalter geführt. Fehlt dieser jedoch, so muss der Vorsitzende der Eigentümerversammlung diese führen. Ausnahmen gibt es nur dann, wenn durch Stimmenmehrheit ein anderer Eigentümer hierfür bestellt wurde.
• Vorgeschrieben ist die Textform. Das bedeutet, dass im Gegensatz zur Schriftform keine eigenhändige Unterschrift notwendig ist. Unter Umständen kann durch Vereinbarung geregelt werden, dass auch Kommunikationsmittel wie Fax oder E-Mail als Übertragung genutzt werden können.

Ladungsfrist

Der Verwalter des gemeinsamen Wohneigentums muss alle Eigentümer mindestens zwei Wochen vor der Eigentümerversammlung schriftlich einladen. Die Einladung muss alle Tagesordnungspunkte enthalten, über welche ein Beschluss gefasst werden soll. So ist gewährleistet, dass alle Eigentümer in der Lage sind, sich auf die Versammlung vorzubereiten. Im Verwaltervertrag oder anderen Vereinbarungen können, mehrheitlich getroffen, kürzere oder längere Fristen vereinbart werden. Das Gesetz sieht hierfür explizit die Textform vor. Im Unterschied zur Schriftform heißt das, dass das Dokument keine eigenhändige Unterschrift des Verwalters oder Einberufenden tragen muss. Lediglich die Person muss durch Grußformel oder andere Bestandteile sichtbar sein. Analog zum technischen Fortschritt, kann also auch problemlos via Fax oder E-Mail einberufen werden. Hier muss allerdings sichergestellt werden, dass alle Wohnungseigentümer auch angeschrieben werden, die zum jeweiligen Zeitpunkt im Grundbuch stehen. Befindet sich die Immobilie im Besitz von Eheleuten oder Erbengemeinschaften, muss jeder daraus grundsätzlich namentlich geladen werden.

Lassen Sie sich mit dem Verschicken der Einladungen besser nicht allzu viel Zeit. Für den Fristbeginn kommt es nämlich auf den Zugang der Einladung beim einzelnen Wohnungseigentümer an. Nicht wann Sie das Schreiben in den Postbriefkasten geworfen haben. Kalkulieren Sie also diesen Postweg unbedingt mit ein.

Denken Sie auch daran, dass nach §§ 193 BGB Samstage, Sonntage und Feiertage nicht mitgerechnet werden.

Die typischen Problemfälle

Egal, ob jemand von einzelnen Tagesordnungspunkten ausgeschlossen ist, gilt: Jeder Wohnungseigentümer, der ein Stimmrecht ausüben kann, muss geladen werden.

Wurden nicht alle eingetragenen Wohnungseigentümer geladen, führt das nicht automatisch zur Nichtigkeit der darin gefassten Beschlüsse. Sie bleiben allerdings anfechtbar und können unter Umständen für unwirksam erklärt werden. Voraussetzung ist, dass binnen vier Wochen Klage bei Gericht erhoben wird. Die gängige Rechtsprechung sieht allerdings vor, dass nur in vereinzelten Fällen ein Nichtigkeitsbeschluss getroffen wird. Die nicht berücksichtigten Stimmen müssen dann so hoch ausfallen, dass der Beschluss auch anders getroffen worden sein könnte.

Sind Sie mit einem gefassten Beschluss nicht einverstanden, haben Sie drei Möglichkeiten, die Anfechtbarkeit zu überprüfen:

• War es einigen Miteigentümer nicht möglich, sich aufgrund der zu kurzfristigen Ladungsfrist an der Eigentümerversammlung zu beteiligen?
• Wäre, sofern alle fristgerecht und ordnungsgemäß geladen wurden, eine andere Beschlussfassung ergangen? In kniffligen Fällen kann Sie ein versierter Fachanwalt beraten.
• Fehlte aufgrund der Ladungsfrist die Zeit, sich thematisch auf die wesentlichen Tagesordnungspunkte vorzubereiten?
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Stimmrecht

Wird innerhalb einer Eigentümerversammlung abgestimmt, gilt das Kopfprinzip (§ 25 Abs. 2 WEG). Das bedeutet, dass jeder Eigentümer nur eine Stimme hat, selbst wenn ihm mehrere Wohnungen gehören. Abweichungen sind möglich, hier muss dann allerdings in der Gemeinschaftsordnung festgehalten werden, woran man sich orientiert. Im klassischen Fall wird es dabei um die Miteigentumsanteile gehen. Nach § 21 Abs. 3 WEG genügt in den Abstimmungen grundsätzlich die einfache Stimmenmehrheit.

Das Stimmrecht der verschiedenen Eigentümer ist zudem gleichgestellt, allerdings können Beschlüsse nach § 25 Abs. 3 WEG nur dann gefällt werden, wenn durch alle anwesenden Miteigentümer zumindest die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten wird. Ist das nicht der Fall, ist der jeweilige Beschluss nicht bindend. Der Verwalter muss dann einen Wiederholungs- oder Ersatztermin einberufen.

Pro Eigentumsanteil gilt nur eine Stimme

Wichtig: Gehört die Wohnung mehreren Eigentümern zusammen, steht den Eigentümern ebenfalls nur eine Stimme zu. Ihr Stimmrecht können die Eigentümer also nur einheitlich ausüben. Beachten sollten Sie, dass die sogenannte „Beschlussfähigkeit“ immer wieder neu überprüft werden muss. Allerdings muss das Ganze nicht förmlich festgestellt werden, ausgenommen in den Fällen, wo Zweifel angebracht sind oder vor teilnehmenden Miteigentümern geäußert werden (vgl. BayObLG, Urteil vom 10. Mai 1989, Az. 2Z BR 23/88, WuM 1989, 459). Meistens kommt es dazu, wenn einem Miteigentümer das Stimmrecht entzogen wird, weil er nach § 25 Abs. 5 WEG in irgendeiner Form selbst Gegenstand der Abstimmung ist. Wenn sich dieser Miteigentümer also mit Ihnen im Streit befindet und Sie einen Rechtsstreit führen möchten, kann er naturgemäß nicht an der Abstimmung teilnehmen. Im Ergebnis zählen immer nur Ja- und Nein-Stimmen, Enthaltungen bleiben außen vor.

Ausnahmsweise kann auch ein anderes Stimmrecht vereinbart sein.
Manchmal ist auch in der Teilungserklärung bestimmt, dass sich das Stimmrecht nach der Größe der Miteigentumsanteile bestimmt. Das nennt sich Wertprinzip und damit kann schon alleine das Eigentum an einer einzigen Wohnung dem Eigentümer zur Stimmenmehrheit verhelfen. Nämlich dann, wenn mit dieser einen Wohnung mehr als 50 % der Miteigentumsanteile verbunden ist.

Das Objektprinzip

Das Stimmrecht kann auch nach dem Objektprinzip geregelt sein. Objektprinzip heißt: Wer die meisten Wohnungen besitzt, hat das Sagen. Damit richtet sich die Stimmkraft des einzelnen Eigentümers danach, wie viele Wohnungen bzw. Geschäftsräume ihm gehören. Jeder Wohnung bzw. jedem Geschäftsraum wird also eine Stimme gewährt. Besitzt also ein Eigentümer mehr als die Hälfte der Wohnungen im Haus, hat er damit das Sagen.

Wenn Sie verhindert sind

Können Sie selbst nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen, sollten Sie eine schriftliche Vollmacht erteilen. Vorausgesetzt, dass es die Gemeinschaftsordnung ermöglicht. Der Bevollmächtigte muss das Dokument zu jedem Zeitpunkt vorlegen können, Nachreichungen genügen nicht. In einem Fall wurden solche Stimmen trotzdem gezählt, worauf das OLG München (vgl. Beschluss vom 11. Dezember 2007, Az. 34 Wx 091/07) die Beschlüsse für ungültig erklärte, wenn Sie eine tatsächliche Auswirkung auf das Ergebnis hatten.

Beschlussfähigkeit

Damit die Beschlüsse der Eigentümerversammlung für gültig erklärt werden können, hat die Versammlung unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattzufinden. Sie gilt dann als beschlussfähig, wenn die anwesenden Eigentümer mehr als die Hälfte aller Miteigentumsanteile vertreten. Beim Berechnen kommt es auf die im Grundbuch eingetragene Größe der Anteile an. Grundlage der Beschlussfähigkeit ist daher – anders als beim Stimmrecht – die Größe der Miteigentumsanteile. Erschienen i.S.d. § 25 Abs. 3 WEG sind auch diejenigen Wohnungseigentümer, die zwar nicht persönlich anwesend, dafür ordnungsgemäß vertreten werden. Auch diese zählen beim Berechnen der Beschlussfähigkeit mit.

Wird diese Hürde nicht erreicht, ist eine Ersatzversammlung einzuberufen. Diese ist dann in jedem Fall beschlussfähig. Entweder hat jeder Eigentümer unabhängig von Anzahl und Größe seiner Eigentumsanteile eine Stimme oder es fällt je eine Stimme auf jede Wohnung. Für die Wirksamkeit eines Beschlusses ist eine einfache Stimmenmehrheit ausreichend. An solche Mehrheitsbeschlüsse sind dann alle Eigentümer gebunden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn ein Beschluss durch einen Wohnungseigentümer angefochten wird und dieser vor Gericht für ungültig erklärt wird.

Behalten Sie vor jedem Beschluss die Beschlussfähigkeit im Auge

Auf die Beschlussfähigkeit müssen Sie nicht nur zu Beginn der Versammlung achten. Die Versammlung kann nämlich auch im Lauf der Versammlung beschlussunfähig werden, wenn beispielsweise einige Eigentümer frühzeitig den Versammlungsort verlassen.

Die einmal festgestellte Beschlussfähigkeit gilt nicht für die gesamte Versammlung, sondern nur jeweils für jeden einzelnen Beschluss. Das bedeutet nicht, dass Sie vor jedem Beschluss die Beschlussfähigkeit erneut und explizit feststellen müssen. Passen Sie auf, falls während der Versammlung einige Eigentümer gehen. Drängen sich Zweifel an der Beschlussfähigkeit auf bzw. äußern Eigentümer derartige Zweifel, müssen Sie die Beschlussfähigkeit nochmals prüfen.

Prüfen Sie, ob die Beschlussfähigkeit nicht abgeändert wurde

Mängel in der Beschlussfähigkeit führen nicht zur Nichtigkeit, sondern machen die gefassten Beschlüsse lediglich anfechtbar (BayObLG, WE 1994, S. 184). Achten Sie unbedingt darauf, ob in Ihrer Teilungserklärung die Beschlussfähigkeitsregelung des § 25 Abs. 3 WEG abgeändert wurde. Eine solche Änderung ist rechtlich durchaus zulässig.

Die Wohnungseigentümer können die für die Beschlussfähigkeit erforderlichen Miteigentumsanteile verändern oder die Beschlussfähigkeit nach anderen Kriterien wie z.B. dem Kopf- oder Objektprinzip regeln.

Damit wäre dann nicht mehr die Größe der Miteigentumsanteile entscheidend, sondern vielmehr die Anzahl der erschienenen Eigentümer bzw. wie viele Wohnungen dem jeweiligen Eigentümer gehören.

Versammlungsprotokoll

Der Verwalter muss von der Eigentümerversammlung ein Protokoll erstellen, aus welchem alle behandelten Tagesordnungspunkte hervorgehen. Dieses Protokoll muss der Verwalter den Eigentümern, zusammen mit allen auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen, zukommen lassen. Laut § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG ist über die Beschlüsse, die in der Eigentümerversammlung gefasst werden, ein Protokoll zu erstellen. Falls nicht anders festgelegt, erstellt der Verwalter des Wohnungseigentums diese Niederschrift.

Inhalt des Protokolls

Das Protokoll der Eigentümerversammlung enthält sowohl Beschlüsse als auch Abstimmungsergebnisse sowie Erläuterungen und die abgehandelten Tagesordnungspunkte. Neben der Bezeichnung der Eigentümerschaft folgende Punkte gemäß § 24 Abs. 6 WEG enthalten:

• Ort, Tag und Zeit der Versammlung,
• Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung,
• Anzahl der anwesenden und vertretenen Mitglieder bzw. Anteile,
• Feststellung der Beschlussfähigkeit,
• alle Tagesordnungspunkte mit kurzer Darlegung der vorgetragenen Argumente,
• Beschlussergebnis (mit Zahl der Ja- und Neinstimmen und der Enthaltungen),
• Unterschrift des Verwalters, des Beiratsvorsitzenden und eines Wohnungseigentümers.

Fügen Sie dem Protokoll sicherheitshalber noch die Teilnehmerliste bei. Damit lassen sich Zweifel an der Beschlussfähigkeit im Handumdrehen aus dem Weg räumen.

Ablaufprotokoll

Wird das Protokoll in Form eines Ablaufprotokolls erstellt, werden sowohl die Abstimmungen als auch vorangegangene Diskussionen und Hinweise niedergeschrieben. Beim Ablaufprotokoll handelt es sich um eine sehr ausführliche Form des Protokolls. Für den Protokollanten kann es sich daher als schwierig erweisen, ausgedehnte Diskussionen mit allen angeführten Argumenten exakt wiederzugeben. Werden bestimmte Hinweise nicht in die Wiedergabe aufgenommen, besteht die Gefahr einer verzerrten Darstellung im Protokoll.

Beschlussprotokoll

Bei der Anfertigung eines Beschlussprotokolls werden ausschließlich die Beschlussanträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die dazu eingegangenen Abstimmungsergebnisse dokumentiert. In diesem Fall werden vorgelagerte Diskussionen und Hinweise nicht in das Protokoll aufgenommen.

Fristen

Alle Wohnungseigentümer haben das Recht, das Protokoll der Eigentümerversammlung einzusehen und innerhalb eines Monats anzufechten. Der Verwalter des Wohnungseigentums ist nicht zwangsläufig verpflichtet, den Wohnungseigentümern das Protokoll zukommen zu lassen. Eine gesetzliche Frist zur Niederschrift über die Beschlüsse der Versammlung gibt es nicht. Es ist jedoch üblich, dass die Wohnungseigentümer das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist erhalten. Wird diese Frist nicht eingehalten, sind die getroffenen Beschlüsse zwar weiterhin gültig, die Wohnungseigentümer können allerdings auf Schadenersatz klagen, wenn für sie dadurch ein Schaden entstanden ist. Nach Ablauf eines Monats gelten alle Beschlüsse als gültig, auch wenn sie fehlerhaft sind. Eine Ausnahme dieser Regelung besteht nur dann, wenn die Beschlüsse gegen unabdingbare Bedingungen des Gesetzes verstoßen.

Anfechtungsfrist

Das Gesetz sieht vor, dass Entscheidungen in der Eigentümerversammlung grundsätzlich mit einer Mehrheit getroffen werden. Die Anfechtungsfrist, genauer die sogenannte Beschlussanfechtung, muss nach § 46 WEG auf gerichtlichem Wege geltend gemacht werden. Stellen Sie dazu beim zuständigen Amtsgericht für Wohnungseigentumssachen einen Antrag auf Ungültigkeitserklärung dieses Beschlusses (§ 23 Abs. 4 Satz 2, § 43 Abs. 1 und 4 WEG). Die Monatsfrist beginnt in dem Monat, in welchem die Eigentümerversammlung den Beschluss gefasst hat. Unabhängig davon hat das Protokoll darüber entgegen weitläufiger Meinungen keinerlei Relevanz.

Innerhalb eines Monates nach Beschlussfassungen sind Anfechtungen möglich. Anfechtungen außerhalb der Frist sind nur möglich, wenn das Protokoll verspätet zugestellt wurde und die Tragweite des Beschlusses zuvor nicht deutlich war. Je nach Umstand empfiehlt sich dann ein „Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand“. Im Einzelfall kann ein Fachanwalt für Immobilienrecht helfen, da verkürzte Fristen gelten, die zwei Wochen ab Kenntniserlangung betragen.

Eingang bei Gericht ist fristwahrend

Unabhängig davon, welchen Poststempel Ihr Schriftstück trägt, gilt: Die Frist ist nur dann gewahrt, wenn die Klageschrift tatsächlich bei Gericht eingeht. Selten kommt es vor, dass grobe Formfehler dazu führen, dass Beschlussfassungen nichtig sind. Man sollte sich allerdings nicht darauf verlassen, sondern in jedem Fall fristwahrend vorgehen.

Prüfen sollten Sie auch die sogenannten Negativ-Beschlüsse, denn nur so können Sie sich unter Umständen die Sanierung offen halten, um sie auch tatsächlich durchsetzen zu können.

Verfahrensfehler ohne Auswirkungen führen nicht zur Aufhebung

Geht es um Verfahrensfehler, die das Ergebnis aber nicht berühren, dann kann der Beschluss hierdurch nicht aufgehoben werden. Das gilt immer dann, wenn der Beschluss auch ohne den jeweiligen Fehler so gefasst worden wäre.

Zu den typischen Verfahrensfehlern zählen:

• Nicht alle Miteigentümer erhielten eine Einladung, die grundsätzlich in Schriftform und mit einer Frist von zwei Wochen erfolgen muss (vgl. § 24 Abs. 4 WEG).
• Sofern nicht anders geregelt, kann die Eigentümerversammlung nur dann beschlussfähig entscheiden, wenn mehr als die Hälfte der Miteigentumsverhältnisse anwesend sind (vgl. § Abs. 3 WEG).