Am 25. Mai endet die Übergangsfrist für die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Auch Immobilienverwaltungen sind von den neuen Datenschutzregeln betroffen. Wie Sie hohe Bußgelder vermeiden und worauf künftig im Umgang mit Daten zu achten ist, klären wir im Rahmen unserer » neuen Seminarreihe zur DS-GVO. Unsere Referenten stehen bereits vorab in Kurz-Interviews Rede und Antwort.
Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) in Kraft. Wie viel Arbeit kommt damit auf Immobilienverwaltungen zu?
Unternehmen sollten die Umsetzung der neuen DS-GVO nicht auf die leichte Schulter nehmen. Die bisherigen und neuen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung sind sehr ausführlich und bringen eine Vielzahl von Regelungen mit. Eine intensive Vorbereitung ist unerlässlich. Der zeitliche Aufwand sollte nicht unterschätzt werden. Dies betrifft sowohl formale als auch technisch-organisatorische Abläufe im Unternehmen. Wichtig: Die Umsetzung der neuen Regelungen gilt für alle Unternehmen – auch für Firmen mit weniger als zehn Mitarbeiter.
Was bedeuten die neuen Datenschutzregeln für die Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern?
Hier besteht Anpassungsbedarf. Denn im Rahmen der Auftragsverarbeitung gestalten sich vertragliche Regelungen anders als bisher. Immobilienverwalter müssen technisch sicherstellen, dass die Anforderungen der DS-GVO erfüllt werden. Werden beispielsweise einem Handwerksunternehmen Daten von Eigentümern oder Mietern übermittelt, damit sie einen Auftrag erledigen können, muss eine rechtskonforme Übermittlung gewährleisten. Schließlich geht es um vertrauliche Daten. Damit einhergehen auch neue Informationspflichten. So müssen Mieter unverzüglich darüber informiert werden, wenn Wohnungsbestände den Verwalter wechseln.
Wie teuer wird die Nichtbeachtung der DS-GVO?
Verstöße werden sanktioniert – und das kann teuer werden. Artikel 83 DS-GVO sieht Bußgelder in Höhe von bis 20 Millionen Euro vor. Das kleine Bußgeld liegt bei 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Vorjahresumsatzes. Beim großen Bußgeld sind 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Vorjahresumsatzes angesetzt. Die Höhe des Bußgeldes wird aber auch durch Art und Schwere des Verstoßes bestimmt.
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