Die Übergangsfrist für die neue EU-Datenschutzgrundverordnung endet am 25. Mai – und sorgt mit ihren hohen drohenden Bußgeldern für zahlreiche Unsicherheiten. Der DDIV legte daher in Zusammenarbeit mit einigen seiner Landesverbände eine Seminarreihe zum Thema auf. Die ersten Termine in Hamburg und Berlin überzeugten bereits. Die Nachfrage war hoch, denn viele Unternehmen haben das Thema bisher vernachlässigt.
Vom Bewerbungsbogen eines künftigen Mieters über die digitale Ablage einer Akte bis hin zur Einbindung von Dienstleistern: Die neue DS-GVO strahlt auf alle Bereiche der Immobilienverwaltung aus und regelt vor allem den Umgang mit Daten. Viele Unternehmen haben sich mit diesem Thema bisher allerdings kaum befasst – doch die Zeit drängt! Dies verdeutlichten auch die zwei Experten, die den Seminartag gestalteten. Rechtsanwältin Katharina Gündel, Groß Rechtsanwälte, und Datenschutzexperte Sebastian Harrand, TERCENUM AG, erläuterten, welche rechtliche Grundlagen der neuen Verordnung besonders relevant sind, wo Fallstricke lauern und wie man sie sicher umgehen kann.
Betriebliche Prozesse und IT-Technik auf den Prüfstand stellen
Die Experten informierten über die Änderungen der Gesetzeslage und erörterten, worauf künftig bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten zu achten ist. So riet Katharina Gündel zu einer umfassenden Bestandsanalyse aller Tätigkeiten mit Bezug zu personenbezogenen Daten. Dazu zähle auch den Stand der IT-Technik im Unternehmen unter die Lupe zu nehmen und im Zweifel anzupassen. Nach neuer DS-GVO müssen auch Immobilienverwaltungen künftig nachweisen, dass sie personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den neuen Regelungen verarbeiten. Ein Verarbeitungsverzeichnis hilft dabei, Datenverarbeitungsstrukturen zu dokumentieren und transparent zu machen.
Theorie und Praxis im Einklang
Nach der Theorie folgte die Praxis. Gündel und Harrand gingen während des Seminars auf konkrete Nachfragen der Seminarteilnehmer ein und untermauerten ihre Ausführungen mit zahlreichen Fallbeispielen. Wann müssen beispielsweise die Daten eines Wohnungsinteressenten gelöscht werden, der die freie Wohnung nicht bekommen hat? Wichtig ist es, so Gündel, überhaupt zu reagieren. Nach Artikel 15 DS-GVO muss der Interessenten Auskunft über alle Daten, die seine Person betreffen, erhalten. Anschließend sind seine Daten zu löschen.
Viel Theorie, zahlreiche Beispiele – ein Fazit: Aussitzen geht nicht! Unternehmen müssen jetzt reagieren und sich für die neuen Regelungen der DS-GVO wappnen. Dazu zählt auch, sich genau über die Pflichten und daran geknüpften Herausforderungen zu informieren, um hohe Bußgelder zu vermeiden. Die Seminarreihe des DDIV gab hierzu wichtige Impulse.
Seminarreihe wird fortgesetzt
Wer die ersten Termine verpasst hat, kann sich auf unseren nächsten Seminare in Offenbach, Leipzig, Magdeburg oder Hannover noch aus erster Hand informieren: » www.ddiv.de/datenschutz. Es gibt noch freie Plätze!
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