In zwei Monaten endet die Übergangsfrist der Datenschutzgrundverordnung. Bei Fehlern und Verstößen drohen künftig hohe Bußgelder. Aareon rät Immobilienverwaltungen daher, ihre externen Dienstleister rechtzeitig in das eigene Datenschutzkonzept einzubeziehen.
Mit der DS-GVO werden externe Dienstleister künftig deutlich mehr in die Pflicht genommen. Sie müssen u.a. den vertraulichen Umgang mit den Daten sicherstellen, ihre Verwendung dokumentieren und die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit berücksichtigen.
Entsprechend dem § 28 DS-GVO sollten Immobilienverwaltungen ihre bisherigen vertraglichen Regelungen mit ihren Auftragsverarbeitern überarbeiten und neu abschließen. Hierin sollten die Pflichten sowohl des Dienstleisters als auch der Verwaltung klar definiert werden, ebenso wie die technisch-organisatorischen Maßnahmen und die Löschung bzw. Rückgabe der Daten.
Denn Immobilienverwaltungen nutzen die bei Eigentümern und Mietern erhobenen Daten nicht ausschließlich selbst, sondern stellen sie häufig auch externen Dienstleistern zur Verfügung. Diese sogenannten Auftragsverarbeiter sind natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen bearbeiten. Hierzu zählen beispielsweise IT-Dienstleister und Aktenentsorger. Auch für diese Unternehmen gilt die Pflicht zum ordnungsgemäßen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Aufgrund der enormen Relevanz der DS-GVO für Immobilienverwaltungen richtet der DDIV in Zusammenarbeit mit einigen seiner Landesverbände eine Seminarreihe zu dem Thema aus. Weitere Informationen zu der Veranstaltungsreihe und den kommenden Terminen erhalten Sie auf » www.ddiv.de/datenschutz
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