Der Verwalter muss von der Eigentümerversammlung ein Protokoll erstellen, aus welchem alle behandelten Tagesordnungspunkte hervorgehen. Dieses Protokoll muss der Verwalter den Eigentümern, zusammen mit allen auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen, zukommen lassen. Laut § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG ist über die Beschlüsse, die in der Eigentümerversammlung gefasst werden, ein Protokoll zu erstellen. Falls nicht anders festgelegt, erstellt der Verwalter des Wohnungseigentums diese Niederschrift.
Inhalt des Protokolls
Das Protokoll der Eigentümerversammlung enthält sowohl Beschlüsse als auch Abstimmungsergebnisse sowie Erläuterungen und die abgehandelten Tagesordnungspunkte. Neben der Bezeichnung der Eigentümerschaft folgende Punkte gemäß § 24 Abs. 6 WEG enthalten:
- Ort, Tag und Zeit der Versammlung,
- Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung,
- Anzahl der anwesenden und vertretenen Mitglieder bzw. Anteile,
- Feststellung der Beschlussfähigkeit,
- alle Tagesordnungspunkte mit kurzer Darlegung der vorgetragenen Argumente,
- Beschlussergebnis (mit Zahl der Ja- und Neinstimmen und der Enthaltungen),
- Unterschrift des Verwalters, des Beiratsvorsitzenden und eines Wohnungseigentümers.
Fügen Sie dem Protokoll sicherheitshalber noch die Teilnehmerliste bei. Damit lassen sich Zweifel an der Beschlussfähigkeit im Handumdrehen aus dem Weg räumen.
Ablaufprotokoll
Wird das Protokoll in Form eines Ablaufprotokolls erstellt, werden sowohl die Abstimmungen als auch vorangegangene Diskussionen und Hinweise niedergeschrieben. Beim Ablaufprotokoll handelt es sich um eine sehr ausführliche Form des Protokolls. Für den Protokollanten kann es sich daher als schwierig erweisen, ausgedehnte Diskussionen mit allen angeführten Argumenten exakt wiederzugeben. Werden bestimmte Hinweise nicht in die Wiedergabe aufgenommen, besteht die Gefahr einer verzerrten Darstellung im Protokoll.
Beschlussprotokoll
Bei der Anfertigung eines Beschlussprotokolls werden ausschließlich die Beschlussanträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten sowie die dazu eingegangenen Abstimmungsergebnisse dokumentiert. In diesem Fall werden vorgelagerte Diskussionen und Hinweise nicht in das Protokoll aufgenommen.
