Abrechnungsfehler Betriebskosten

Abrechnungsfehler

Nach Angaben von Mieterverbänden, die ihre Mitglieder in allen Streitpunkten mit Vermietern beraten, ist etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft.

Als Vermieter müssen Sie sich deshalb konkret an die sich aus dem Gesetz ergebenden Fristen halten. Auch dürfen nur solche Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden, die explizit in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Hier gilt der Grundsatz: Nur das, was auch wirksam im Mietvertrag zulasten des Mieters vereinbart wurde, kann umgelegt werden. Bei ImmobilienScout24 finden Sie hierzu geprüfte Muster-Mietverträge und weitere Dokumente zum kostenfreien Download. Worauf müssen Sie bei der Abrechnung von Betriebskosten achten und was sind die 15 häufigsten Abrechnungsfehler?

• Achten Sie darauf, daß die Belege alle auf Ihren Namen, also den Namen des Vermieters, ausgestellt sind. Bei Einsicht in die Belege (von dieser Möglichkeit machen Mieter und deren Anwälte immer häufiger Gebrauch!) wird immer wieder festgestellt, dass ein Großteil der Nebenkostenabrechnungen einen anderen Namen als den des Vermieters trägt. Diese Nebenkostenabrechnungen gelten in einem Rechtsstreit als nicht nachvollziehbar und sind somit nicht zu bezahlen. Etwas anderes gilt, wenn ein Hausverwalter beauftragt wurde und dieser eine Generalvollmacht von Ihnen erhält. Ist gemeinhin ersichtlich, dass alle Verwaltungsaufgaben von diesem ausgeführt werden, reicht die Beilage einer Kopie der Vollmacht.
• Prüfen Sie, ob eigene Wirtschaftseinheiten gebildet wurden oder mehrere Häuser, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, zusammengefasst wurden. Eine Nebenkostenabrechnung, die über rechtlich nicht zusammengehörende Objekte erstellt wurde, ist fehlerhaft.
• Prüfen Sie, ob Sie den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel/Verteilerschlüssel der Abrechnung zugrunde gelegt haben und bei den einzelnen Kostenarten auch zutreffend angewandt haben. Hier werden vor allem bei Eigentumswohnungen häufig Fehler gemacht.
  Der Grund: Die Nebenkostenabrechnungen der Hausverwaltung gehen auf Tausendstel. Die mietvertraglichen Abrechnungsgrößen sind entweder die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen. Eine Abrechnung nach Tausendstel ist mit den Wohnungsmietern nicht vereinbart worden. Aus diesem Grund sind hier viele Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft, soweit sie die Abrechnung gegenüber dem Mieter betreffen.
• Bei den Hausmeisterkosten überprüfen Sie, welche Arbeiten der Hausmeister wirklich ausgeführt hat. Hier werden die meisten Fehler gemacht, weil viele Hausmeister erhebliche Teile der Hausverwaltung übernehmen. Die Hausmeisterkosten sind in diesem Bereich dann nicht (generell nicht!) umlagefähig.
  Sie müssen auch bezüglich der einzelnen Objekte zuordnungsfähig sein. Es reicht nicht aus, dass einfach die gesamten Kosten des Hausmeisters umgelegt werden, wenn der Hausmeister beispielsweise bei Kleinreparaturen, bei Wohnungsabnahmen und -abgaben oder sonst in Vertretung des Vermieters tätig wird.
  Es gilt hier eine “Faustregel”: Je weiter der Eigentümer vom Objekt entfernt ist, desto mehr Tätigkeiten übernimmt der Verwalter für den Eigentümer und desto wahrscheinlicher ist es, dass die Hausmeisterrechnungen fehlerhaft sind.

Die häufigsten Abrechnungsfehler

• Der falsche Vermieter rechnet ab.
• Sie rechnen für jemanden anderen ab und vergessen die Vollmacht beizulegen.
• Sie schicken die Abrechnung versehentlich nicht an alle Mieter.
• Statt einer Pauschale rechnen Sie nach Rechnungen ab.
• Sie legen nicht umlegbare Positionen um.
• Auf Ihrer Abrechnung stehen “Sonstige Kosten”.
• Sie rechnen über mehr als 12 Monate ab. Grundsätzlich muss nach § 556 Abs. 3 Satz 2 innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes frist- und formgerecht abgerechnet werden. Ergeben sich Nachforderungen und wurde die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt, müssen Ihre Mieter diese nicht ausgleichen. Etwas anderes gilt nur, wenn zu spät abgerechnet wurde und sich eine Gutschrift ergibt – Mieter haben auch dann noch Anspruch darauf.
• Die Heizung wurde zu spät abgelesen.
• Es wurde keine Zwischenablesung gemacht.
• Ihre Abrechnung ist unübersichtlich. Neben den formalen Vorgaben muss die Abrechnung auch inhaltlich richtig sein. Insbesondere muss der Mieter die Möglichkeit haben, jeden Punkt nachzuvollziehen. Eine Besonderheit gibt es bei freistehenden Wohnungen, die weiterhin anteilig Kosten verursachen. Sie als Vermieter tragen diese grundsätzlich selbst. Verwenden Sie Klauseln, nach denen die Umlagen nach der vermieteten Gesamtfläche berechnet werden, führt das zur Unwirksamkeit.
• Sie rechnen nach einem falschen Verteilungsschlüssel ab.
• Sie gehen von einer falschen Wohnfläche aus.
• Sie rechnen die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig ab.
• Haben Sie eine Rechnungsposition vergessen, die Sie problemlos umlegen dürften, können Sie die Nebenkostenabrechnung korrigieren. Allerdings entfällt die Möglichkeit der Nachforderung, wenn der Mieter zwischenzeitlich die Forderung ausgleicht. Man geht dann davon aus, dass der Mieter die Rechnung anerkennt und Nachforderungen unwirksam sind.
• Gibt es im Mehrfamilienhaus eine Gewerbefläche, muss der jeweilige Gewerbeanteil herausgerechnet werden. Erst danach dürfen Sie die Betriebskostenabrechnung vornehmen. Rechnen Sie dennoch ab, führt schon das Fehlen eines Punktes oder die unrichtige Forderung zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung.

Quelle: Immobilienscout24